Die Top Supply zählt zu den größten Pop-Up-Kongressen der Hotellerie-Branche im deutschsprachigen Raum. Rund 450 Teilnehmer, darunter Aussteller, Entscheider und Speaker aus dem Einkaufs-, Einrichtungs- und digitales Prozessmanagement kamen zusammen, um sich persönlich auszutauschen und mehr über die aktuellen Trends zu erfahren. Unter dem Motto „Futuring the next level” fand die Top Supply am 19. und 20. September 2022 im ESTREL Berlin zum sechsten Mal statt.
Veranstaltungsorganisation und Durchführung
Der gesamte Kongress wird von Progros, die erste ISO-zertifizierte Einkaufs- und Beratungscompany und einer der führenden Fullservice-Anbieter der Hospitality Branche, abgewickelt. Seit 2006 veranstaltet sie alle zwei bis vier Jahre Top Supply als branchenoffene Veranstaltung. Aufgrund der Corona-Pandemie musste auf Top Supply’22 sechs Jahre lang gewartet werden.
- 3.400 Einladungen wurden für die Top Supply ’22 verschickt
- Aufgrund des Anmelde-Ansturms wurde die Kapazität von ursprünglich 400 auf 500 Gäste aufgestockt
- 457 Gäste waren mit dabei
- 50 Progros-Mitarbeiter:innen wickelten den Kongress vor Ort ab
- Der Multi-Themen-Plaza umfasste 2.000 Quadratmeter mit rund 80 Suppliern
20 national und international bekannte Speaker hielten Vorträge
Die Rolle von Electric Blue
Seit 2019 organisiert Progros mit Hilfe von Invitario deutschlandweit Roadshows, insgesamt wurden 7 Events in folgenden Städten durchgeführt: Frankfurt, München, Stuttgarrt, Leipzig, Berlin, Hamburg und Düsseldorf.
Für die Top Supply’ 22 wurde das Einladungs- und Teilnehmermanagement im Vorfeld der Veranstaltung mit Electric Blue umgesetzt. Vor Ort unterstützte ein Mitarbeiter von Electric Blue die Mitarbeiter von Progros mit Equipment und als Ansprechpartner, um einen reibungslosen Check-In zu gewährleisten.
Intransparenz und hoher Aufwand
Die besondere Herausforderung bei einem Event mit 3.400 geladenen Gästen stellte die Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Einladungsprozess und beim Check-in dar. Durch einfachen Mailingversand waren folgende Fragen nur aufwändig zu beantworten: Hat ein Teilnehmer die Einladung erhalten? Welche Teilnehmer haben sich an- oder abgemeldet? Warum hat ein Teilnehmer die Einladung nicht erhalten? Für das Design der Mailings sowie der Landingpage, Informationstexten und PDF Dateien mussten entweder eine externe Agentur oder die eigenen Marketing Mitarbeiter betraut werden, was einen sehr hohen zeitlichen Aufwand darstellte.
Fünf bis sechs Vollzeitmitarbeiter waren so mit dem gesamten Einladungmanagement ausgelastet, zusätzlich zu ihrem eigentlichen Tagesgeschäft.
Für den Check-in wurden Badges auf großen Tischen ausgelegt und es wurden Strich- und Excel Listen geführt, um die Teilnehmer zu registrieren. Dies bedeutete ebenfalls einen enormen Personal- und Zeitaufwand.
Effektives Einladungsmanagement
Mit Electric Blue bekamen die Veranstalter eine One-Hand-Solution für das Teilnehmermanagement der Top Supply’ 22.
Im zentralen Verteiler sind alle Kontaktdaten an einem Ort gebündelt und immer aktuell. Mit wenigen Klicks können Kontakte importiert und mit Hilfe der Segmentierungsfunktion zu relevanten Zielgruppen zusammengefasst werden. Progros hat sein CRM-System mit dem Event-Tool verknüpft und so die relevanten Kontakte einfach übertragen.
So konnte das gesamte Einladungsmanagement problemlos abgewickelt werden. Die Kontakte erhielten personalisierte Einladungen per Mail und mit detaillierten E-Mail-Statistiken war es möglich, zu überprüfen, ob die Einladung angekommen war und geöffnet wurde.
Die Landingpage der Event-Website wurde ebenfalls mühelos mit Electric Blue angelegt. Im individuellen Design, das perfekt zum Unternehmen und zur Veranstaltung passt.
„Mit Electric Blue waren wir sehr happy, weil alles sehr einfach anpassbar, schnell editierbar war. Das hat uns sehr viel Zeit und Nerven gespart. Und es hat Spaß gemacht.“
Partnerschaftlicher Support
Der Check-in der Gäste auf der Veranstaltung wurde technisch und auch persönlich von Electric Blue begleitet.
Die Gäste wurden von Hostessen erwartet, die jeweils mit mobilen Handscannern ausgestattet waren. Die Scanner ermöglichen die schnelle Prüfung der QR-Codes, welche die Gäste zuvor mit der Anmeldebestätigung per E-Mail erhalten hatten. Nach dem Scan eines QR-Codes wird der Status des Gastes angezeigt und mit dem Electric Blue-Server synchronisiert.
Der Electric Blue Mitarbeiter war im Vorfeld für das Briefing der Hostessen verantwortlich und fungierte während der gesamten Veranstaltung als technischer Support und Ansprechpartner am Einlass mit umfangreichem technischen Equipment.
„Hätte man mich im Vorfeld gefragt, ob ich den Support von Electric Blue bei der Top Supply brauche, hätte ich ‚Nein!‘ gesagt. Letztlich war ich sehr froh, dass wir den Support vor Ort hatten, Electric Blue war auf alle Situationen vorbereitet. Schon bei der Ankunft haben wir gesehen: Da kann gar nichts schiefgehen!” sagt Tim Rohnalter.
Begeisterung über Infotainment-App
Besonders hervorzuheben ist der Einsatz der Event-App bei der Top Supply’22.
Als praktische Anwendung für jedes Smartphone bietet sie den Teilnehmern zahlreiche nützliche Funktionen, um den Besuch der Veranstaltung so angenehm wie möglich zu gestalten. Inhalte, Funktionen und Design können einfach an die individuellen Anforderungen der Veranstaltung angepasst werden, um den Teilnehmern ein optimales Erlebnis zu bieten.
70% der Teilnehmer der Top Supply’22 hatten die App heruntergeladen und hatten damit Zugang zu einer Vielzahl von Zusatzinformationen sowie zu einem Netwerk-Tool mit Chat-Möglichkeit unter den Gästen. – Auch Progros selbst nutzte die Event-App für die interne Kommunikation während der Veranstaltung.
„Bei der nächsten Veranstaltung werden wir definitiv wieder mit Electric Blue zusammenarbeiten.“
Fazit:
Für den größten Kongress der Hotelbranche setzte Progros mit Electric Blue auf eine One-Hand-Lösung, die ein effizientes Teilnehmermanagement und einen reibungslosen Check-in ermöglichte. Electric Blue sorgte für einen transparenten und nachvollziehbaren Einladungsprozess und bot den Teilnehmern mit der individuellen Event-App ein optimales Veranstaltungserlebnis.
Besonders hervorzuheben ist die generierte Einsparung an Personal- und Zeitaufwand, die von Progros besonders betont wurde.