Der Umstieg auf eine digitale Kommunikation mit den (potenziellen) Teilnehmern einer Veranstaltung bedeutet ein deutlich spürbares Plus an Übersicht und Effizienz beim Einladen und Verwalten von Veranstaltungsteilnehmern. Darüber hinaus hilft digitales Teilnehmermanagement auch beim nachhaltigen bzw. schonenden Umgang mit wertvollen Ressourcen.
Auch die Kosten können kräftig reduziert werden, erspart man sich doch die Gestaltung, den Druck und den postalischen Versand von Einladungen und anderen Drucksorten.
„Aus Sicht eines Veranstalters bieten digitale Lösungen – von der Übermittlung der Einladung bis zum Check-in der Gäste am Event – nur Vorteile gegenüber den klassischen, analogen Methoden.“
Stefan Grossek | Invitario
Die Vorteile digitaler Kommunikation
Wenn im Rahmen eines Events die Kommunikation „nur“ auf E-Mail umgestellt wird, dann profitieren alle Beteiligten davon:
- Der Veranstalter durch die im Vergleich geringen Kosten bei gleichzeitig hoher Flexibilität, Effizienz und Übersicht sowie durch die Gestaltungsmöglichkeiten der digitalen Kommunikation.
- Der Empfänger bzw. Teilnehmer durch die einfache Möglichkeit, zu jedem Zeitpunkt mit nur einem Klick online auf die Einladung reagieren zu können.
- Am Ende kommen diese Vorteile der Umwelt zugute, fallen laut internationalen Studien doch pro versendeten Brief zumindest 40 g an CO2-Emissionen an (für Material und Versand). Berücksichtigt man die für eine Veranstaltung typischen Drucksorten wie Save the Date, Einladung und Zutrittsberechtigung bzw. Ticket, dann kommen zumindest 120 g CO2-Emissionen pro Teilnehmer zusammen. Bei einem Umstieg auf eine digitale Gästekommunikation lösen sich diese CO2-Emissionen im wahrsten Sinne des Wortes „in Luft“ auf.
Die Vorteile eines digitalen Check-ins
Neben der Umsetzung von Einladungen per E-Mail und der für den Empfänger bequemen Antwortmöglichkeit über eine Event-Website setzen immer mehr Unternehmen auch auf einen digitalen Check-in der Event-Teilnehmer. Durch den Einsatz digitaler Tickets mit individuellem QR-Code, die entweder im Wallet oder als PDF auf einem Smartphone gespeichert werden, entfällt für den Teilnehmer das Ausdrucken des Tickets.
Ein weiterer Vorteil: Das Smartphone zeigt das Ticket bereits Stunden vor der Veranstaltung am Display des Teilnehmers an und hat somit eine praktische Erinnerungsfunktion.
Auch am Check-in auf der Veranstaltung selbst wird zunehmend digital gearbeitet: Anstelle ausgedruckter Gästelisten, die mühsam nach den Namen der eintreffenden Gäste durchsucht werden müssen, kommen handliche und kabellose QR-Code-Scanner zum Einsatz. Diese erfassen den QR-Code eines Tickets innerhalb eines Sekundenbruchteils und „checken“ den Teilnehmer auf der Veranstaltung ein.
Mit der Check-in App von Invitario sind beide Varianten per Smartphone oder Tablet möglich: dabei werden QR-Codes über die Kamera des eingesetzten Geräts erfasst – den Einsatz von professioneller Check-in Hardware mit einem verbauten Laserscanner für den schnellstmöglichen Scan von Tickets ist erst aber mehreren hunderten Gästen erforderlich. Alternativ können Teilnehmer über den Web-Check-in von Invitario natürlich auch per Namenssuche am Tablet oder Laptop erfasst werden.
Durch die Umsetzung der Zutrittskontrolle mittels digitaler Gästeliste erspart sich der Veranstalter auch den Ausdruck der klassischen Gästeliste, die von den Check-in-Mitarbeitern nach den Namen des eintreffenden Gastes zu durchsuchen und abzuhaken wäre.
Dazu kommen die Faktoren Sicherheit und Übersicht: Eine gedruckte Gästeliste, auf der Teilnehmer nur per Hand ausgestrichen werden, erlaubt keine „Synchronisation“ mit den gegebenenfalls vorhandenen weiteren Check-in-Stationen. Dadurch besteht die Möglichkeit, den Check-in „auszutricksen“ und unter einem Namen mehrere Personen auf die Veranstaltung zu bringen. Lesen Sie mehr zu diesem Thema in unserem Artikel über „ungebetene Gäste“.
„Die Zeit der gedruckten Gästeliste ist vorbei. Eine digitale Gästeliste ermöglicht nicht nur einen deutlich schnelleren Check-in der Teilnehmer, sondern bietet auch Statistiken in Echtzeit und erfüllt die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung.“
Christoph Hütter | Invitario
Auch die Auswertung der tatsächlich teilgenommenen Personen ist zeitaufwendig und entfällt bei gedruckten Gästelisten daher fast immer. Dagegen wissen Veranstalter mit digitaler Gästeliste zu jedem Zeitpunkt nicht nur, wie viele Personen bereits eingetroffen sind, sondern auch, wer diese Personen sind.
Nur noch drucken, was tatsächlich benötigt wird
Auch der Druck von Namensschildern kann mit Lösungen wie Invitario deutlich effizienter und nachhaltiger als bisher umgesetzt werden: Entgegen dem bisher üblichen Druck der Namensschilder aller Teilnehmer vor der eigentlichen Veranstaltung können diese mittlerweile binnen weniger Sekunden „on-demand” und direkt am Check-in gedruckt werden. Damit werden nur jene Namensschilder erstellt, die tatsächlich benötigt werden.
„Der Sofortdruck von Namensschildern macht bereits für kleine Events, wie einem Business Breakfast, absolut Sinn. Dazu wird nur ein Smartphone und ein kleiner mobiler Drucker benötigt.“
Christoph Hütter | Invitario
Weitere Vorteile dieser Lösung: Am Check-in bleibt man flexibel, kann jederzeit Änderungen vornehmen, Fehler korrigieren oder zusätzliche Teilnehmer erfassen. Somit kommt es auch zu keinen handgeschriebenen Namensschildern mehr und alle Namensschilder haben ein konsistentes Erscheinungsbild.
Fazit zu Digitalisierung im Teilnehmermanagement
Unternehmen können bei der Umsetzung ihrer Veranstaltungen viele Maßnahmen für ein nachhaltigeres Eventmanagement ergreifen. Im Bereich des Teilnehmermanagements bieten digitale Lösungen neben dem Umweltschutz auch einen spürbaren wirtschaftlichen Vorteil.
Erfahren Sie in einem Gespräch mit unseren Produktexperten mehr darüber, wie die Umwelt und Ihr Unternehmen von einer Digitalisierung des Einladungs- und Teilnehmermanagements profitieren.