Wie war die Top Supply ’22?
Tim Rohnalter: Großartig. Wir hatten mit rund 450 Gästen eine wahnsinnig hohe Anzahl an Teilnehmenden, mit der wir nach zwei Jahren Corona gar nicht gerechnet haben. Hotels sind ja jetzt erst wieder dabei, so richtig durchzustarten, die Personalsituation ist deutlich angespannter als vor der Pandemie. Darum sind wir davon ausgegangen, dass viele Hoteliers es derzeit einfach nicht schaffen. Das war aber nicht der Fall.
Wie viele Gäste waren insgesamt eingeladen?
Es wurden 3.400 Einladungen verschickt. Wir waren vom Zuspruch wahnsinnig überrascht und mussten letztlich Anmeldeprozess stoppen, weil das Kontingent überschritten wurde – obwohl wir davor bereits die Kapazität von 400 auf 500 erhöht haben. Es gab schließlich auch nur einige wenige krankheitsbedingte Absagen.
Welche Herausforderungen gab es beim Einladungsmanagement?
Die größte Herausforderung lag gar nicht im Einladungsmanagement an sich. Die Importfunktion der Daten war einfach, allerdings war unsere Datenqualität nicht wahnsinnig gut. Daher mussten wir die bestehenden Datensätze aktualisieren und das hat ziemlich viel Aufwand verursacht. Aber allein die Tatsache, dass ein Mapping zwischen den Daten aus unserem CRM und Electric Blue möglich war, hat alles unfassbar vereinfacht. Auch die Nachvollziehbarkeit, die Historie, war wirklich hilfreich. Jederzeit wissen zu können: Hat ein User die Einladung bekommen, hat er sie angeklickt, gelesen? Welche User haben sich an- oder abgemeldet? Früher hatten wir mit simplen Mailings nicht die Möglichkeit zu überprüfen, warum jemand die Einladung beispielsweise nicht bekommen hat. Mit Electric Blue war jetzt die Transparenz. Das ist für mich einer der wichtigsten Punkte. Denn das alles spart Zeit.
Welche weiteren Vorteile gibt es beim Einladungsmanagement von Electric Blue?
Die Administration der Mailings und der Landing Pages ist sehr einfach. Früher mussten wir immer Agenturen mit dem Bau der entsprechenden Webseiten beauftragen. Informationstexte, PDFs, zusätzliche Infos, die via Mail ausgeschickt werden: Das alles musste früher das Marketing oder die Agentur grafisch aufbereiten. Das bedeutete immer viel Aufwand. Mit Electric Blue waren wir dagegen jetzt sehr happy, weil alles sehr einfach anpassbar, schnell editierbar war. Das hat uns sehr viel Zeit und Nerven gespart. Und es hat Spaß gemacht.
Und was war der Benefit vor Ort, während des Events?
Früher hatten wir Badges beim Check-In vorbereitet, auf großen Tischen zum Abholen ausgelegt, alphabetisch sortiert. Wir haben Strich- und Excel-Listen geführt … ein heilloses Durcheinander. Am Ende konnte keiner sagen: Wer war da, wer war nicht da? Waren auch wirklich alle berechtigt, da zu sein? Es war nichts nachvollziehbar. Das hat sich mit dem Check-In-Prozess mit Electric Blue komplett gedreht. Wir hätten den gesamten Prozess, der an zwei unterschiedlichen Standorten stattfand, im Prinzip mit zwei Leuten abdecken können. Wir hatten fünf Personen vorgesehen, die anderen konnten sich jedoch anderen Aufgaben widmen. Da sieht man ganz deutlich, welch Einsparungspotenzial es im personellen Bereich gibt.
Wo lag weiteres Einsparungspotenzial?
Früher wurde das komplette Einladungsmanagement inhouse erledigt. Fulltime von fünf bis sechs Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Und dabei ist das nicht unser Kerngeschäft, sondern muss nebenbei erledigt werden. Ein Wort, das ich dabei ganz oft gehört habe, war „Excel“. Dazu gab’s viele Falten auf der Stirn und viele neue graue Haare, alle mit Angst und Panik. Jetzt haben wir das zu zweit, zu dritt mit relativ wenig Aufwand abgewickelt. Und das nebenbei. Man kann daneben noch seine eigentliche Arbeit erledigen.
Warum haben Sie sich bei Top Supply ’22 eigentlich für Electric Blue entschieden?
Als die Planung der Top Supply begann, wollten wir eine One-Hand-Solution haben. Und beim Preis-Leistungsverhältnis war Electric Blue mit Abstand am besten. Wir haben verschiedene Angebote eingeholt; andere haben ihre Spezialfähigkeit in einzelnen Bereichen. Bei ihnen zahlt man aber dann Funktionen, die wir gar nicht brauchen. Vor allem aber hatten wir von Anfang an ein partnerschaftliches Verhältnis mit Electric Blue. Wir sind ein Unternehmen aus dem Mittelstand, unsere Kunden- und Lieferantenbeziehungen sind fast familiär. Das ist unsere Unternehmenskultur und deshalb arbeiten wir lieber mit Partnern, die uns auf Augenhöhe begegnen.
Wie war der Support von Electric Blue? Insbesondere jener vor Ort der Top Supply?
Hätte man mich im Vorfeld gefragt, ob ich den Support von Electric Blue bei der Top Supply brauche, hätte ich „Nein!“ gesagt. Letztlich war ich sehr froh, dass wir den Support vor Ort hatten, Electric Blue war auf alle Situationen vorbereitet. Schon bei der Ankunft haben wir gesehen: Da kann gar nichts schiefgehen! Der Electric-Blue-Mitarbeiter hatte mehr Geräte mit als vertraglich vereinbart: Mobile Router, mehrere Laptops, Scanner, Drucker, sogar einen Locher für die Badges. Das gab schon bei seiner Ankunft ein sicheres Gefühl. Er hat auch selbst mit angepackt. Und sympathisch war er auch noch.
Sie haben von einem „großartigen“ Kongress gesprochen. Wovon waren die Gäste konkret begeistert?
Was bis heute nachhallt, ist die Begeisterung über die Smartphone-Lösung beim Event. Über Electric Blue haben wir ja nicht nur das Einladungsmanagement gemacht, sondern auch eine App platziert. Insbesondere dafür gab es viel positives Feedback; das schien offensichtlich in der Branche noch nicht angekommen zu sein und hat für Furore gesorgt. Rund 70% der Anwesenden hatten die App downgeloadet – um diese nutzen zu können, musste man als Teilnehmer der Top Supply angemeldet sein und hatte damit Zugriff auf vielfältige Zusatzinformation, interaktive Features sowie auf ein Netzwerk-Tool inklusive Chat-Möglichkeit zwischen den Gästen. Da der gesamte Kongress von Progros selbst mit rund 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern abgewickelt wurde, war die App auch bei der internen Kommunikation wirklich hilfreich.
Was bedeutet das für zukünftige Veranstaltungen?
Bei der nächsten Veranstaltung werden wir definitiv wieder mit Electric Blue zusammenarbeiten. Wir machen Derartiges aber nicht regelmäßig, daher gibt es aktuell keine konkreten Pläne. Aber bei der nächsten Planung werden wir diesen Weg wieder gehen.
Tim Rohnalter ist Head of Technical Development der Progros, und als solcher Projektleiter der digitalen Agenden des Veranstalters von Top Supply. Dieser Event findet als bedeutendster Kongress der deutschsprachigen Hospitality-Branche üblicher Weise alle zwei bis drei Jahre statt. Aufgrund der Pandemie war vor Top Supply ’22 der erste Kongress seit sechs Jahren.