Von Victoria Götz
Für den Gast ist es aber der erste Berührungspunkt mit dem Event – und kann damit für die Stimmungslage der folgenden Stunden entscheidend sein. Mit der richtigen Vorbereitung können Sie sicherstellen, dass bereits der Einlass Ihrer Veranstaltung ein Erfolg wird.
In diesem Artikel erklären wir vier entscheidende Faktoren für ein gelungenes Teilnehmermanagement am Event.
1. Projektplan: Die Vorbereitung macht den Unterschied
Der Erfolg jeder Veranstaltung steht und fällt mit einem gut durchdachten Konzept. Dabei ist ein Projektplan hilfreich: Planen Sie die notwendigen Schritte für alle Aspekte Ihrer Veranstaltung und verknüpfen Sie diese mit Personen und dem zeitlichen Ablauf.
Sehen Sie für jede Aufgabe und Tätigkeit auch einen zeitlichen Spielraum vor – gerade im Eventmanagement klappt nicht immer alles so, wie es in der Theorie geplant wurde. Auch den Check-in sollten Sie im Projektplan, so detailliert wie möglich, berücksichtigen.
Einen Projektplan können Sie etwa als Tabelle mit Microsoft Excel oder Google Tabellen erstellen.
2. Location: Verschaffen Sie sich einen Überblick
Lernen Sie die Location am besten bei einer Begehung der Räumlichkeiten schon Wochen vor der Veranstaltung kennen. Nur vor Ort können Sie sich ein Bild von der Eingangssituation machen, den Check-in im Kopf durchspielen und potenzielle Probleme rechtzeitig identifizieren.
Erkundigen Sie sich auch bei Ihrem Ansprechpartner der Location nach Tipps für die Umsetzung eines optimalen Check-ins und nach Erfahrungswerten ähnlicher Veranstaltungen. Orientieren Sie sich an den erprobten Abläufen anderer Veranstaltungen – Sie müssen den Check-in nicht neu erfinden.
Bedenken Sie auch den Faktor Wetter: je nach Gestaltung der Check-in Situation können Regen, Schneefall oder Temperaturen einen großen Einfluss auf das Setup der Eingangssituation haben.
Erstellen Sie auch einen Plan der Eingangssituation und teilen Sie diesen mit allen am Check-in beteiligten Personen und Dienstleistern, wie ggf. Ihrem Personaldienstleister, der die Mitarbeiter für den Check-in stellen wird.
Im Plan sollten Sie folgende Informationen berücksichtigen:
- Haupt- und Nebeneingänge
- Öffnungsrichtungen der Türen
- Stromanschlüsse und ggf. Lichtquellen
- WLAN-Empfang
- Ort und Größe der Garderobe
- Ort der WC-Anlagen
- Notausgänge
- Potenzielle Schlupflöcher für ungebetene Gäste (Aufzug, Treppenhaus, Hintereingang etc.)
Anhand dieses Plans können Sie die Aufbauplanung des Check-ins durchführen. Beachten Sie dabei vor allem, welche Möbel und Technik für den Check-in zum Einsatz kommen wird. Ergänzen Sie den Plan um die Anzahl und Platzierung der Check-in-Stationen und zeichnen Sie ggf. auch eine erforderliche Verkabelung ein.
Ebenso essenziell ist es, die Umgebung des Veranstaltungsortes zu kennen: die Lage einer Location hat einen starken Einfluss auf den Besucherstrom. Je nachdem wie der Großteil der Gäste am Veranstaltungsort eintreffen wird, ergibt sich ein Rhythmus: Eine gute öffentliche Anbindung oder zentrale Lage sorgen meist für das zeitgleiche Eintreffen vieler Gäste, bei schlecht angebundenen Locations treffen die Gäste eher unregelmäßig und in kleineren Gruppen ein. Das ist eine wichtige Information für die Planung der Check-in-Stationen und des Personals.
3. Technik: Setzen Sie auf eine digitale Gästeliste
Je mehr Gäste Sie erwarten, umso sinnvoller ist es, den Check-in zu digitalisieren. Moderne Softwarelösungen für Teilnehmermanagement bieten nicht nur praktische Funktionen für das Einladen und Verwalten von Gästen, sondern erleichtern auch das schnelle und sichere Erfassen von Gästen auf Veranstaltungen. Dafür sind aber einige Vorkehrungen, wie die Auswahl der richtigen Soft- und Hardware, zu treffen.
Mit der Invitario App können Sie zum Beispiel eintreffende Teilnehmer nicht durch den Scan eines QR-Codes oder die Eingabe des Namens binnen weniger Sekunden am Smartphone oder Tablet erfassen, sondern Ihnen stehen auch jederzeit aktuelle Statistiken über die bereits eingetroffenen Gäste zur Verfügung.
Gedruckte Gästelisten wirken dagegen nicht nur altmodisch, sondern bieten auch wenig Überblick und sorgen mitunter für lange Wartezeiten. Darüber hinaus entsprechen diese auch nicht den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung – im Themenschwerpunkt „Datenschutz und Events“ von Invitario erfahren Sie mehr.
Bei der Planung des Check-ins sollten Sie also genau definieren, welche technische Ausstattung bzw. Hardware Sie einsetzen werden. Denken Sie bitte auch daran, woher Sie die gewünschte Hardware beziehen werden – und wer diese auf den Check-in vorbereiten wird.
Der Check-in sollte einige Stunden vor dem Event aufgebaut und einsatzbereit sein. Vor dem Event sollten mit dem Check-in Personal einige Testläufe durchgeführt werden – das Personal sollte die Möglichkeit bekommen, die Software zu testen und die Handgriffe an der Hardware zu üben. Dafür sollten Sie ggf. auch QR-Codes und eine Gästeliste mit Testpersonen zur Verfügung stellen.
Tipp: Nutzen Sie die Gelegenheit auch um die Zeit zu messen, die für einen Check-in benötigt wird. Auf dieser Basis können Sie den Zeitaufwand des gesamten Check-ins anhand der erwarteten Gästeanzahl hochrechnen. So bekommen Sie ein besseres Gefühl für den Einlass und können die Anzahl der Check-in-Stationen sowie der erforderlichen Mitarbeiter besser planen.
Invitario unterstützt Sie bei der Auswahl der passenden Hardware für den Check-in Ihrer Veranstaltungen und kann diese auch zur Verfügung stellen. Auf Wunsch begleiten wir Sie auch mit einem Mitarbeiter, der den technisch einwandfreien Ablauf Ihres Check-ins sicherstellt.
4. Personal: Überlassen Sie bei der Auswahl nichts dem Zufall
Wenn das Personal am Check-in nicht richtig handelt, nützt die beste Vorbereitung nichts. Aus diesem Grund ist für den Erfolg Ihres Events die Auswahl des „richtigen“ Personals von besonderer Bedeutung. Um nicht in die Bredouille zu kommen, sollten Sie genügend Zeit für die Personalauswahl einplanen und diese am besten an einen erfahrenen Personaldienstleister auslagern.
Das Personal muss nicht nur die eingesetzte Technik gut beherrschen, sondern auch freundlich und kompetent unter Stress arbeiten können. Seien Sie bei der Buchung von externem Personal also lieber etwas großzügiger und wählen Sie Hostessen mit Check-in-Erfahrung sowie guten Kommunikations-Skills.
Planen Sie auf jeden Fall auch Ersatzpersonal ein, um auch auf kurzfristige Ausfälle vorbereitet zu sein. Wenn Sie einen Personaldienstleister mit der Umsetzung des Check-ins beauftragen, dann müssen Sie sich um Fragen wie Ersatzpersonal keine Gedanken machen – diese sind in der Regel eingeplant und gehören zum Leistungspaket des Dienstleisters.
Ist das Team aufgestellt, muss dieses auf die Veranstaltung vorbereitet werden. Dazu erstellen Sie am besten ein Briefing, das folgende Punkte berücksichtigen sollte:
- Mit welchen Worten ist jeder eintreffende Gast zu begrüßen?
- Sollen die Gäste mit Du oder Sie angesprochen werden?
- Körperhaltung und Gestik, u.a. Augenkontakt, Lächeln oder Handschlag?
- Gibt es weitere Informationen, die vermittelt werden sollen?
- Vorstellung der weisungsbefugten Person des Veranstalters
Beschreibung potenzieller Problemsituationen und angebrachte Reaktionen, wie z.B. für:
- Unangemeldete Gäste
- Zu viele Begleitungen
- Ungebetene Gäste
- Unpassende Kleidung
- Unpassendes Verhalten
- Geschlossener Check-in
- Verlorene Gegenstände
- Erste Hilfe
FAQ: Überlegen Sie sich auch, mit welchen Fragen die Teilnehmer auf das Check-in-Personal zukommen könnten und integrieren Sie z.B. diese Information in das Briefing:
- Garderobe
- WC-Anlagen
- Rauchen
- Zeitlicher Ablauf
- Ausgabe von Goodie Bags
- Teilnahmebestätigungen
- Abreise (Taxi, Shuttle usw.)
Denken Sie auch an das Thema Datenschutz
Die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sehen vor, dass Sie bei Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte – in Ihrem Fall ggf. die Gästeliste mit den Namen Ihrer Teilnehmer an einen Personaldienstleister – eine Auftragsverarbeiter-Vereinbarung (kurz AVV genannt) mit dem Dienstleister abschließen müssen.
Wichtig: Stellen Sie grundsätzlich sicher, dass alle im Rahmen Ihrer Veranstaltung beauftragten Dienstleister, welche mit Gästedaten in Berührung kommen, die Anforderungen der DSGVO erfüllen. Als Veranstalter tragen Sie dafür die Verantwortung.
Im Themenschwerpunkt „Datenschutz und Events“ von Invitario erfahren Sie über den richtigen Umgang mit personenbezogenen Daten.
Fazit zum reibungslosen Check-in
Eine gute Vorbereitung ist die Voraussetzung für einen reibungslosen Check-in. Ein detaillierter Projektplan, der die Faktoren Zeit, Location, Technik und Personal berücksichtigt, hilft Ihnen den Überblick zu behalten und alle Eventualitäten zu berücksichtigen.
Erfahren Sie mehr über die Vorteile einer digitalen Lösung für den Check-in Ihrer Veranstaltungen: Mit Invitario können Sie Ihre Teilnehmer schnell und sicher per Smartphone, Tablet oder Laptop erfassen.